Ob in einem klassischen Büro, in einer Arztpraxis oder einfach im Arbeitszimmer für das Homeoffice: Um Dokumente sicher und ordentlich aufzubewahren, ist ein Aktenschrank in einem funktionalen Arbeitsplatz beinahe unverzichtbar. Hinter seinen Türen verfügt das Aufbewahrungselement über großzügigen Stauraum, um Ihren Unterlagen leicht zugreifbaren Verstauungsplatz zu garantieren: geräumige Regalböden für die verschiedenen Ordner, ein Hängeregister für die Arbeitsmappen, ein paar Schubladen für Papier und Büromaterial. Mit dem passenden Aktenschrank erhält jedes Dokument somit den passenden Aufbewahrungsort und kann zum nötigen Zeitpunkt schnell gefunden werden.

Lieber ein Aktenschrank mit Schubladen oder eher mit offenen Fächern? Wann ist der Kauf eines Schiebetürenschranks eine lohnenswerte Investition? Und worauf ist bei der Auswahl der Maße besonders zu achten?

Aktenschränke werden in zahlreichen Ausführungen angeboten, die sich für unterschiedliche Anforderungen eignen. Im folgenden Abschnitt erhalten Sie eine kurze Orientierung über die verschiedenen Kaufaspekte, die bei der Suche nach dem passenden Aktenschrank besonders zu berücksichtigen sind.

Wer einen neuen Archivschrank kaufen möchte, sollte unbedingt einen Blick auf seine Stauraumkapazität werfen. Besonders wichtig ist dabei die Anzahl der sogenannten „Ordnerhöhen“ (OH). Sie gibt an, wie viele Reihen Ordner übereinander Platz finden. Für kleinere Büros oder das Homeoffice reichen häufig zwei bis drei Ordnerhöhen aus, während in Archiven oder größeren Unternehmen oft Aktenschränke mit vier bis sechs OH genutzt werden. Bei einigen Modellen lassen sich die Regalböden verstellen. So können Sie die Höhe der Ablagen variieren und an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Für diejenigen, die auf Ordnung und Sauberkeit einen besonderen Wert legen, gibt es Archivschränke mit Schubladen. Die Schubladen eignen sich unter anderem für die Aufbewahrung des Büromaterials: Nach der Arbeit können Sie dort Papier und Stifte aufräumen und somit für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch sorgen. Neben Ablagen und Schubladen bieten einige Archivschränke zusätzlich ein oder zwei Hängeregister. Das spezielle Schubfach ist mit mehreren Trageleisten ausgestattet, die zur Verstauung von Dokumenten und Mappen in A3- oder A4-Größe dienen. Damit lassen sich Unterlagen, die zu keinem Ordner passen, ordentlich und übersichtlich archivieren.

Aktenschränke werden mit verschiedenen Türsystemen ausgestattet, die sich in der Funktionalität und im Platzbedarf unterscheiden. Klassische Modelle mit Flügeltüren, die sich nach außen öffnen lassen, sorgen für einen guten Überblick über den Inhalt: Sobald die Tür geöffnet ist, sind Dokumente und Unterlagen sofort sichtbar. Dank des funktionalen Türsystems lassen sich Ordner und Unterlagen zudem leichter entnehmen und verstauen. Aktenschränke mit Flügeltüren nehmen jedoch etwas Platz in Anspruch und eignen sich daher weniger für kleine Büroräume.

Wer für sein Büro nach einer platzsparenden Lösung sucht, findet in einem Aktenschrank mit Schiebetüren oft eine interessante Alternative zu den klassischen Modellen mit Flügeltüren. Bei diesen Aktenschränken lassen sich die Türen seitlich verschieben, sodass sie immer innerhalb der Schrankbreite bleiben. Durch das spezielle Öffnungssystem wird im Büro nützlicher Platz gespart, außerdem reduziert sich die Gefahr, dass man gegen die Schranktür läuft. Wird der Schrank geöffnet, ist jedoch nur ein Teil des Inhalts sichtbar, was der Zugriff auf die Dokumente etwas erschwert.

Bei sogenannten Rollladen- und Rolltürenschränken besteht das Öffnungssystem aus mehreren Lamellen, die in den Schrank verschwinden, sobald die Tür geöffnet wird. Aktenschränke mit Rollläden zeichnen sich durch eine kompakte Bauweise und eine hohe Funktionalität aus: Beim Öffnen beansprucht die Tür eines Rollladenschranks wenig Platz, der Inhalt kann zudem leicht erreicht werden. Rollladenschränke gehören allerdings meist zum höheren Preissegment. Im Vergleich zu Flügel- und Drehtüren ist das Öffnungssystem zudem pflegeaufwendiger sowie für Verschleiß und Defekte anfälliger.

Besonders in Büros, in denen sensible Dokumente aufbewahrt werden, ist ein abschließbarer Aktenschrank unverzichtbar. Zum Schutz von Personaltakten unterstützen Unternehmen bei der DSGVO-konformen Aufbewahrung sensibler Unterlagen Modelle mit verschiedenen Schlosstypen. Viele abschließbare Aktenschränke verfügen zum Beispiel über ein mechanisches Zylinderschloss, das sich einfach mit einem Schlüssel abschließen lässt.

Sollten mehrere Personen den Schrank nutzen, empfiehlt sich eine Ausführung mit Zahlenschloss (entweder mechanisch mit Drehrad oder elektronisch mit Tastenfeld) das zum Öffnen eine Zahlkombination erfordert. Besonders sicher sind zudem Aktenschränke mit einem RFID-Schlosssystem, die sich mit Hilfe einer Chip-Karte bedienen lassen.

Wichtige Dokumenten sollten nicht nur vor langen Fingern, sondern auch vor Feuer geschützt werden. Hierbei existieren je nach Norm unterschiedliche Zertifizierungen – wie zum Beispiel DIN 4102 und EN 1047-1. Feuerfeste Aktenschränke werden zudem manchmal in verschiedenen Brandschutzklassen eingeordnet. Die Brandschutzklasse gibt an, wie viele Minuten der Schrank einem Brand standhält. Besonders verbreitet sind Modelle der Klasse F30 und F90, die jeweils 30 und 90 Minuten Feuer widerstehen können.

Die meisten Aktenschränke besitzen eine Standardtiefe zwischen 40 und 45 cm und sind somit optimal auf DIN-A4-Ordner abgestimmt. Höhe und Breite können hingegen etwas stärker variieren. Niedrige Sideboards – zum Beispiel mit einer Höhe zwischen 72 und 80 cm – lassen sich unter Fensterflächen platzieren und gleichzeitig als zusätzliche Ablage nutzen. Hohe Modelle mit bis zu 200 cm Höhe schaffen dagegen besonders viel Stauraum auf kleiner Grundfläche. Schmale Aktenschränke mit einer Breite bis 80 cm eignen sich besonders für kleine Büros oder die Arbeit im Homeoffice. In einem Großraumbüro bieten Modelle mit einer Breite von 100 bis 120 cm viel Stauraum für die Aufbewahrung von Unterlagen und Büromaterial.

Der passende Aktenschrank sollte nicht nur ausreichend Stauraum bieten, sondern sich auch optisch in das Ambiente integrieren. Um im Büro einen professionellen Eindruck zu erzeugen, sind Modelle im Industrial-Stil zum Beispiel sehr beliebt: Aus Metall in dunklen Farben gefertigt, sorgen diese Aktenschränke für einen modernen Charakter.

Neben klassischen Büroschränken im Industrial-Stil gewinnen auch Sideboards und kompakte Aktenschränke im Wohnstil zunehmend an Bedeutung: Die elegante Büroausstattung verbindet nützlichen Stauraum mit einem wohnlichen Erscheinungsbild und ist deshalb ideal für offene Arbeitsbereiche. Bei diesen Aktenschränkten sind natürliche Holzmaterialien und warme Farben, wie zum Beispiel Beige oder Grün sehr verbreitet.

Das Material beeinflusst nicht nur die Optik eines Aktenschranks, sondern auch dessen Stabilität und Pflegeaufwand. Der folgende Abschnitt bietet deshalb einen kurzen Überblick über die traditionellen Materialien, aus denen Aktenschränke gefertigt werden.

Ganz gleich, ob in einem funktional organisierten Büro oder für ein gemütliches Homeoffice: Ein moderner Arbeitsplatz benötigt einen passenden Aktenschrank. Das Einrichtungselement ist essenziell, um Dokumente und Unterlagen ordentlich aufzubewahren und zu archivieren. Dank der verschiedenen Ablagen, Schubladen und offener Fächer bietet der Aktenschrank ausreichend Stauraum für Ihre Akten und Ordner.

Bei dem Kauf eines Aktenschranks lohnt es sich, auf einige Faktoren besonders zu achten, wie zum Beispiel die Stauraumkapazität. Hierbei spielt die Anzahl der Ordnerhöhen – wie viele Reihen Ordner übereinander Platz finden – unter anderem eine entscheidende Rolle. Wichtig ist zudem das Öffnungssystem: Viele Aktenschränke werden mit Flügeltüren ausgestattet, die einen leichten Zugriff auf den Inhalt ermöglichen. Eine platzsparende Alternative stellen Aktenschränke mit Schiebetüren dar, bei denen sich die Türe seitlich schieben lassen, und Rollladenschränke mit Lamellen, die in den Schrank verschwinden.

Ist der Aktenschrank für die Aufbewahrung sensibler Dokumente gedacht, können Sie zwischen verschiedenen Schlosssystemen wählen: entweder klassisch mit Zylinderschloss, mit Zahlenschloss oder RFID-Schlosssystem, das per Chip-Karte geöffnet wird. Zusätzlich sollten Sie zudem auf die Maße des Schranks achten, damit der Platz im Büro effizient genutzt wird und Aktenordner vollständig untergebracht werden können. Nicht zuletzt spielt die Optik eine wichtige Rolle: Aktenschränke werden in verschiedenen Design-Varianten angeboten, die sich für die verschiedensten Einrichtungsstile eignen.

Bei der Suche nach dem passenden Aktenschrank empfiehlt es sich zudem, auf die Materialien ein besonderes Augenmerk zu legen. Ausführungen aus Metall eignen sich vor allem für klassisch eingerichtete Büros, die einen professionellen Eindruck wecken möchten, und überzeugen durch die hohe Stabilität und die lange Lebensdauer. Aktenschränke aus Massivholz zeichnen sich durch eine hohe Robustheit aus und sind aufgrund ihrer warmen Optik ideal für ein wohnliches Ambiente. Modelle aus MDF-Platten oder aus Kunststoff sind häufig günstiger in der Anschaffung, können jedoch hinsichtlich der Stabilität und der Lebensdauer teilweise weniger hochwertig ausfallen.